著述
“项目验收清单”让我们事半功倍(2017.1.26)
发布时间:2017/1/26 阅读人数: 474

邓颖君

在苹果应用商店上有一类应用的下载量一直居高不下,那就是“任务清单”类型的应用。“任务清单”类型应用的需求量如此之大,是因为在使用过程中,能大大提高用户特别是商务人士的工作效率,让他们清晰明了自己每天所需完成的任务,并妥善安排时间,化繁为简。笔者作为律师,也从这种理念中得到了启发,并结合具体的法务工作,创设了“项目验收清单”。

笔者所在律师团队担任中山市电子政务项目的法律顾问已逾十年,在服务过程中,需要不定期受邀参加中山市电子政务项目的项目验收会。有经验的律师都知道,参加这种验收会,律师必须在短时间内审阅项目的全部竣工文档,现场发现问题及提出修正意见,在会后亦需根据验收情况及竣工文档尽快出具项目验收法律意见书,从而使中山市经济和信息化局综合专家及律师的意见后出具项目验收审核意见。为此,我们时常思考如何能以最少的时间最优完成上述工作,经反复研究,我们创设了“项目验收清单”,其具有以下优点:

一,“项目验收清单”有利于提高律师的工作效率。“项目验收清单”是团队通过反复的实践经验以图表化方式编制而成的,能让律师在最短时间内直观了解被验收单位是否已提供完整的、符合要求的项目竣工文档。所谓的“项目验收清单”,是将项目验收会上律师需要审核的文件名称整理为图表,划分为重点审核内容和一般审核内容,并列出常见的问题及风险节点。参加验收会的律师只需要以“项目验收清单”上的内容为指引,有针对性地审阅被验收单位的竣工文档,并在表格的相应位置做上标记即可。

二,“项目验收清单”有利于增强律师团队的机动性。创设“项目验收清单”后,我们就项目验收常见问题对团队成员进行了专门的培训,要求团队律师能迅速掌握审查竣工文档的要点。这样,即使专责律师因为开庭或其他临时安排而无法与会,也可以立即委派团队的其他律师与会。而与会的律师可以按照“项目验收清单”的指引,在会上有针对性地审阅竣工文档及现场提出意见,以便被验收单位及时补充完善竣工文档的资料。待被验收单位补充完善竣工文档后,与会律师只需要按照当时“项目验收清单”记载的细节出具法律意见书,最后将“项目验收清单”及法律意见书初稿交由专责律师复审后定稿。通过“项目验收清单”,使律师团队能够更合理、更机动地安排成员参与各项工作,有利于提高团队的灵活程度和整体素质。

三,“项目验收清单”间接为律师作了宣传推广。依托“项目验收清单”,与会律师在项目验收会上高效、专业的形象给专家及被验收单位人员留下了深刻的印象。他们都看到律师能在短短一个小时左右找出项目竣工文档的所有瑕疵,非常认同这种工作方法,也认同律师团队在为被验收单位排查审计隐患、为专家出具验收意见提供依据、为中山市经济和信息化局严把审核关方面的用心与努力。而监理公司亦多次向团队律师索要清单样本。专家及被验收单位人员的高度评价给律师作了有效的宣传推广,这一点“项目验收清单”功不可没。

四,“项目验收清单”间接为律师团队拓展客源。中山市经济和信息化局的多年信任以及专家、被验收单位人员的高度评价,为团队拓展案源奠定了良好的基础,团队也因此被邀请浅层或深层介入被验收单位的其他法律事务。浅层介入,是指被验收单位在召开项目验收会前先邀请律师对其准备的项目竣工文档进行事前审查及出具初审报告,以确保其资料的完备性和合规性,从而顺利通过验收。而深层介入,则是被验收单位认同律师团队的职业化与专业化水准,从而在项目验收完成后邀请律师参与单位的其他项目。

当然,“项目验收清单”不是一成不变的,它需要汇集团队律师的智慧大成,需要律师的不断提升、总结。西方有句谚语“Less is more”,即越简单的东西越能带给人类享受。就一定程度上而言,“项目验收清单”正是基于这一原则而创设的。这简单的一张表能提升律师的工作效率、增强团队的机动性,更能有效拓展客源。人无我有,人有我优,重复的工作需要创新,“项目验收清单”的工作理念也适合应用于法律事务的其他方面,只需要我们多一点总结,多一点思考,多一点创新。

未来,我们会一直在路上。

 
 
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